Типовой образец служебных писем

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке.

При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Оформление реквизита «адресат» служебного письма Письмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств.

Несколько примеров указания адресата: Оформление реквизита «дата» служебного письма После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г.

Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).
Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе).

Например: № 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма, Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера).

Этим вы облегчите обработку почты.

Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании.

Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …». Оформление реквизита «отметка о наличии приложений» К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку.
Пример (ниже основного текста): Оформление реквизита «подпись» служебного письма В состав подписи включаются наименование должности подписывающего письмо, собственно сама личная подпись и ее расшифровка.

Примеры: Документ подписывает человек, имеющий право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, с указыванием его фактической должности и фамилии. Обратите внимание, нельзя ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В современном делопроизводстве последние примеры – грубые недостатки оформления служебных писем.

В прошлом, когда работали еще наши бабушки, вероятно, допускалось подобное. Я лично даже не знаю, когда и где такое регламентировалось.

Оформление реквизита «отметка об исполнителе» Отметка об исполнителе очень желательна во всех служебных письмах, так как позволяет оперативно обратиться к конкретному специалисту.

Она ставится в левом нижнем углу письма (последнего листа) и содержит фамилию, имя, возможно отчество исполнителя, его контактный телефон.

Пример: На сегодня все. Можете быть уверены, зная о правилах деловой переписки и оформлении реквизитов документов, вы сумеете легко составить свои собственные шаблоны служебных писем и значительно упростите для себя ведение делопроизводства.

Сейчас можете посмотреть примеры составления различных видов писем .

3 комментария

  1. виргиния-
    Июнь 10, 2016 at 11:54 пп

    Книга написана. Что дальше?
    Если Ваша рукопись (книга, брошюра, буклет, журнал) готова, то для ее издания нужно подобрать издательство.
    Способов подбора может быть много: по знакомству, через Интернет, по справочнику и т. п.
    Можно обратиться в несколько издательств и выбрать из них наиболее приемлемое по условиям договора и стоимости производства книги, т. е. устроить что-то вроде конкурса.
    Пока Вы не стали Донцовой, Акуниным или Брауном, будьте готовы оплачивать полностью или частично производство книги (услуги издательства и типографии) .

  2. аршак-
    Июнь 11, 2016 at 9:26 пп

    выложить на сайт proza.ru

  3. жеральдина-
    Июнь 12, 2016 at 11:40 пп

    1) Публикация в Интернете (чтобы ещё и немного на этом заработать) — зарегистрироваться на сайте «Целлюлоза» и выкладывать поглавно.
    2) Публикация в бумажном виде — найти список издательств, выбрать те, которые издают книги того жанра, в котором Вы писали, и разослать туда своё творение. Когда какое-либо заинтересуется — подписать с ним авторский договор, поучаствовать в подготовке текста к выпуску, дождаться появления книги в продаже и через 2 месяца получить честно заработанный гонорар / роялти.
    Я не рассылал по издательствам — меня они сами находили.

  4. кузьма-
    Июнь 13, 2016 at 11:23 пп

    — А очень надо? Есть там описание способа как из сахара и соли сделать золото?..